Sistem Informasi Akuntansi

Saya merangkum sebuah buku SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DASARATHA V.RAMA&FREDERICK L.JONES. Dengan tipe text menggunakan Berlin Sans FB, size 18 untuk judul bab dan size 12 untuk isi dalam bab.

BAB 1 MENGENAI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Terdapat 3 siklus transaksi utama:

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIM merupakan seperangkat subsistem. Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Informasi tentang pesanan penjualan dan penyerahana barangnya penting untuk fungsi pemasaran maupun fungsi akuntansi.

Bagian ini menjelaskan apa yang dikerjakan SIA dan memberikan lima macam penggunaan informasi akuntansi:

·         Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain.

·         Mendukung Aktifitas Rutin

Para manajer memerlukan satu sistem informasi untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu.

·         Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organsasi. Contohnya antara lain mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.

·         Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informas, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

·         Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan daru kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

PERAN AKUNTAN DALAM HUBUNGANNYA DENGAN SIA

Akuntan sebagai Pengguna

          Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya(menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain-lain).

Akuntan sebagai Manajer

          Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Di organisasi-organisasi kecil, tanggung jawab dari manajer akuntansi mencakup tidak hanya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi, tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan.

Akuntan sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sitem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

Akuntan sebagai Elevator

         Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi.

Akuntan sebagai auditor internal, mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah telah mencapai misinya secara efisien dan efektif. Akuntan eksternal, perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memnuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka. Akuntan sebagai peran evaluatif lainnya, para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance(assurance service).

Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

          Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

BAB 2 PROSES BISNIS DAN DATA SIA    

            Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien.

PENGIDENTIFIKASI KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

            Akuntansi pada dasarnya sistem infromasi yang sangat penting untuk akuntan mengetahui bagaimana sebua sistem informasi beroperasi. Akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akuntansi.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1: kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika sesorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap satu aktifitas.

Pedoman 2: abaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3: kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4: kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

            Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Akuntan baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa saja yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya.

File Induk

Ciri-ciri antara lain :

·         File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya : File perediaan(barang dan jasa), file pelanggan(agen-agen eksternal), file karyawan(agen-agen internal).

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

-     Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.

-     Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi. Kuantitas pesediaan ditangan adalah suatu contoh.

File Transaksi

Ciri-ciri antara lain:

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh kejadian dari siklus pendapatan meliputi:

-     Pesanan

-     Pengiriman

-     Penagihan kas

·         File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

          Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks pada kenyataannya efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia kedalam file pelanggan.

  Kejadian dan Aktifitas

       Memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis. Bagian ini memperkenalkan tiga jenis aktifitas yang akan membantu anda memahami SIA:

·         Pencatatan, mengacu pada penyiapan dokumen sumber atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

·         Pembaruan, mengacu pada tindakan mangubaha data ikhtisar disuatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

·         Pemeliharaan file, menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.

BAB 3 MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

DIAGRAM AKTIVITAS UML

            Diagram aktivitas uml dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat:

·         Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan respresentasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif.

·         Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi (misalnya jalan raya, jalan tol, jalan kereta, taman dan lain-lain). Sama halnya diagram aktivitas menggunakan lambang standar untuk menunjukkan berbagai unsur dari suatu proses bisnis(misalnya kejadian, agen, dokumen, dan file).

·         Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

·         Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

            Dalam bagian ini, mengorganisasi diagram aktivitas menjadi dua jenis:

1.        Overview diagram: menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan-urutan kejadian ini, dan aliran informasi antarkejadian.

2.       Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan kepada overview diagram.

BAB 4 MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

PENGENDALIAN INTERNAL DAN PERAN AKUNTAN

            Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

-     Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit diUndang-Undang Sarbanes-Oxley Tahun 2002 dan Standar No.2 Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB).

-     Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

-     Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

-     Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.

KERANGKA KERJA DALAM MEMPELAJARI PENGENDALIAN INTERNAL: KOMPONEN DAN SASARAN PENGENDALIAN INTERNAL

Komponen Pengendalian Internal

            Laporan COSO(Committee of Sponsoring Organizations) mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan: (1) lingkungan pengendalian (2) penentuan risiko (3) aktivitas pengendalian (4) informasi dan komunikasi (5) pengawasan.

Sasaran Pengendalian Internal

            Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di Laporan COSO mencakup berikut ini:

·         Efektivitas dan efisiensi operasi

·         Keandalan pelaporan keuangan

·         Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

·         Pengamanan aset (Tujuan dimasukkan dalam laporan, meskipun tidak ditempat ketiga lainnya dicantumkan).

BAB 5 MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

         Dalam basis data relasional, data disajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan didalam tabel yang ekuivalen dalam file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalamtabel disebut sebagai atribut dan ekuivalen dengan field disebuah file.

MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASIKAN FILE

File transaksi digunakan mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut record transaksi meliputi data transaksi , pelaku yang berhubungan dengan transaksi (misalnya, pelanggan, pemasok, tenaga penjual). File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa, perusahaan , agen rental, agen eksternal, dan buku besar).

          Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas UML:

1.    Letakkan tabel(file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.

2.    Letakkan tabel(file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML.

3.    Tentukan hubungan yang diperlukan antar tabel dengan melakukan hal berikut:

-     Untuk setiap garis yang terhubung, tentukan kardinalitas hubungan antartabel.

-     Tulislah kardinalitasnya disamping garis antarentitas.

-     Jika terdapat hubungan banyak dengan banyak, ubahlah menjadi hubungan satu dengan banyak dengan menambahkan tabel persimpangan.

4.    Tentukan atribut yang diperlukan dengan melakukan hal berikut:

-     Tentukan kunci utama untuk setiap tabel. Tulislah kunci utama tersebut di kotak untuk entitas/tabel tersebut.

-     Hubungkan kabel-kabel terkait dengan menambahkan kunci asing ke salah satu pasangan dalam hubungan tersebut. Tulislah kunci asing dikotak entitas , sepantasnya.

BAB 6 MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

          Query adalah instruksi untuk memperoleh kembali informasi dari tabel. Informasi yang diperoleh ditampilkan atau dicetak diformulir laporan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Laporan(report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun.

Jenis-Jenis Laporan

          Laporan daftar sederhana(simple list report) adalah daftar transaksi penjualan. Laporan perincian yang dikelompokkan(grouped detail report) adalah daftar transasi penjualan yang yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual, dengan subtotal untuk setiap jenis produk. Laporan ringkasan(summary report) hanya memberikan ringkasan angka_angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan. Laporan entitas tunggal(single entity report) seperti faktur penjualan, hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

BAB 7 MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

          Formulir entry bentuk tabel menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis formulir ini sering digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian. Sebagai contoh apabila penerimaan kas diterima dalam sebuah surat dioagi hari, petugas penerimaan kas bisa jadi memiliki sekumpulan penerimaan kas untuk dicatat. Formulir entry multitabel digunakan untuk menambahkan data kelebih dari satu tabel. Sebagai contoh, formulir entri pesanan dicontoh 7.7 mencatat data di tabel pesanan dan princian_pesanan. Untuk setiap pesanan, bisa terdapat banyak record perincian pesanan.

Cara-Cara Entri Data

1.    Agen internal mengetik data

2.    Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian, tombol radio, atau kotak cek.

3.    Agen internal memindai kode barang(barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.

4.    Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir disitus web perusahaan.

Kebutuhan akan formulir tergantung pada (a) data apa perlu dikumpulkan dan (b) bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.

Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir:Pola Desain Formulir

          5 unsur formulir yang memerlukan dokumentasi:

1.    Menunjukkan tabel data dimana data formulir dicatat.

2.    Menunjukkan atribut apa dari setiap tabel yang dimasukkan didalam formulir.

3.    Menunjukkan bagaimana data organisasi didalam formulir.

4.    Menunjukkan tabel lain yang menyajikan data yang ditampilkan tetapi tidak dimasukkan.

5.    Menunjukkan tabel mana yang digunakan di formulir utama dan subformulir untuk menampilkan data.

Mendesain Formulir

-     Mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan

-     Formulir entri data satu record : tabel arsip manajer untuk fairhaven convenience store

-     Formulir satu record: formulir setoran